Gestión y promoción de eventos

Eventos en línea UCLM
Una de las utilidades más potentes de este servicio es la publicación, promoción y gestión de Congresos. Eventos nos facilita y pone a nuestra disposición funcionalidades como la validación de asistencia presencial mediante código QR, la gestión de inscripciones, formulario de subida de documentación, recepción de documentación, fechas de interés, diplomas y acreditaciones, formulario de inscripción, programa del Congreso, ponentes, patrocinadores, gestión de archivos, etc.

Condiciones Generales

Usuarios del Servicio

  1. Se facilita el acceso a la plataforma de Eventos en la UCLM a los siguientes colectivos:
    • Personal Docente e Investigador.
    • Personal de Administración y Servicios.
    • Estudiantes de la UCLM.
    • Usuarios que estén registrados en Symposium y tengan cuenta activa.
     
  2. Se facilita la gestión a la plataforma de Eventos en la UCLM a los siguientes colectivos:
    • Personal Docente e Investigador.
    • Personal de Administración y Servicios.

 

Precio

No existe precio asociado al uso de este servicio.

Condiciones Específicas del Servicio

El personal con perfil organizador tiene la capacidad de crear eventos en la plataforma. Cada centro dispone de administradores, secretarios de cargo o ejecutivos con perfil organizador. Si necesitara otro personal debe solicitarlo por CAU.

Acceso al Servicio

Cualquier usuario del servicio puede acceder al mismo mediante esta opción:

 

El usuario deberá identificarse con la cuenta de acceso a los servicios de la UCLM.

Autorizaciones

La solicitud para poder tener permisos de creación y gestión de eventos debe realizarse a través del Centro de Atención al Usuario.

Soporte

Cualquier usuario del servicio puede trasladar incidencias o peticiones específicas relacionadas con el servicio a través del Centro de Atención al Usuario o mediante el teléfono 926295377 (Centro de atención remota).

Puede acceder a la plataforma de Eventos desde la página de la Universidad de Castilla - La Mancha (uclm.es) pulsando Actividades o desde la dirección de la plataforma de eventos

Lo primero que muestra es la agenda de eventos.

El botón ACCESO, situado en la parte superior derecha de la ventana, le permite validarse en la plataforma para gestionar el evento o eventos de los que sea organizador o de los que pertenezca al comité administrador.

Portada de la plataforma de eventos

 

Nada más crearlo, el Evento se configura en modo borrador. Esto quiere decir que aún no será visible públicamente en los listados y búsquedas de la plataforma.

Desde el menú de edición del Evento se pueden configurar múltiples opciones:

 

Una de las opciones más comunes es iniciar una gestión de asistentes para que los usuarios se puedan inscribir en el Evento.

 

Una vez lanzada la emisión, los asistentes confirmados al evento podrán descargarlo desde su panel de usuario.

En la tarjeta del evento, entre las opciones verán "descargar diploma".

Los usuarios que no estén registrados en Symposium deberán activar su cuenta.

Puede consultar el enlace de ayuda .

INFORMACIÓN ADICIONAL SOBRE FORMATO IMAGEN:

A la hora de guardar los archivos de imágenes podemos emplear distintos formatos.

  • Los archivos JPG permiten distintos grados de compresión, lo que reduce el tamaño a expensas de perder calidad. Guardar la fotografía con una compresión entre 60% y 70% resulta suficiente si el tamaño es el adecuado.
  • Si queremos que la imagen deje el fondo transparente -siempre y cuando la hayamos creado así-, tendremos que recurrir al formato PNG.
  • También tenemos la posibilidad de emplear una sucesión de imágenes que den sensación de movimiento. Para ello, lo más adecuado es el formato GIF. Este tipo de imágenes están limitadas por la paleta de colores que emplea (8 bits), por lo que la calidad se resiente.

Dado que el soporte para mostrar nuestras imágenes será la pantalla de un ordenador, una tablet o un teléfono móvil, la resolución (pixeles/pulgada) no es relevante. Lo importante es, como hemos dicho, ajustar el tamaño en pixels correctamente.


Es posible volver a modo borrador un evento que ya ha sido publicado, no obstante hay que tener una serie de condiciones en cuenta:

 

El Organizador:

Podrá volver el evento a modo borrador siempre y cuando este no tenga inscritos. Una vez que el evento tenga registro de usuarios, el organizador no podrá despublicarlo. Para ello, necesitará contactar con un Administrador de la plataforma para que pueda despublicarlo por él.

 

El Administrador de la plataforma:

Puede despublicar los eventos en los que participa, independientemente de que el evento tenga asistentes o no. Si el organizador solicita al Administrador despublicar un evento, el Administrador, tiene que asegurarse de participar en el evento como miembro del algún comité, por ejemplo. Esto es porque el Administrador necesita acceder al evento con su propia cuenta y no suplantando el evento, ya que al suplantarlo, entraría al evento con la cuenta del organizador, quien no tiene permiso para revertir el evento a borrador.

Un evento se hace visible en la agenda cuando se publica.

Es posible volver a modo borrador para hacer cambios en el mismo.

 

Un evento puede ser gestionado por el organizador y por las personas que se dan de alta en el comité administrador del mismo

Pantalla de inserción de un evento

También es posible que un usuario ajeno a la UCLM gestione un evento. Para ello debe crearse una cuenta de "Invitado" (Pinche aquí) y el organizador del evento o alguien que ya pertenezca al comité administrador, le debe dar de alta en el comité "Administrador" del mismo.

Pincha sobre la barra de menú de la plataforma y podrás gestionar el evento en otros idiomas (Español, Inglés, Catalán, Portugués e Italiano).

Selección de idioma en plataforma de eventos

Se agrega de manera automática en la web del Centro que aparece como organizador del Evento.

Una vez que haya accedido a la plataforma de eventos, el botón de AYUDA, de la parte superior derecha de la ventana, muestra explicaciones de las opciones en las que se encuentre. También tiene disponible documentación en Guía de la plataforma de gestión de eventos

Si necesita más apoyo puede solicitarlo por CAU

Última revisión

  • Junio 2023.